Una delle attività più sottovalutate ma incredibilmente strategiche che svolgo quotidianamente come assistente personale da remoto è l’organizzazione di appuntamenti tra più persone. Se ti è mai capitato di dover incastrare le agende di tre, quattro o addirittura dieci persone, sai già quanto può diventare un’impresa titanica.

Trovare la data giusta per un appuntamento condiviso è una sfida di equilibrio tra disponibilità, priorità e buon senso. Ma la buona notizia è che con un metodo chiaro e alcuni strumenti giusti, tutto diventa molto più fluido (e meno frustrante).

Ecco come affronto questa attività per conto dei miei clienti e quali strategie puoi applicare anche tu per gestire in modo efficace gli appuntamenti multipli.

1. Stabilire lo scopo e le priorità dell’incontro

Prima ancora di aprire l’agenda o mandare un messaggio, mi assicuro di avere ben chiaro lo scopo dell’appuntamento:

  • È un incontro strategico tra soci?

  • Una riunione operativa con fornitori?

  • Una call conoscitiva con potenziali clienti?

Questo mi aiuta a capire chi deve essere assolutamente presente e chi, eventualmente, può ricevere un report in un secondo momento. Quando si coinvolgono molte persone, non sempre è necessario che tutti partecipino in tempo reale.

2. Identificare i partecipanti chiave

Una volta definito lo scopo, passo a creare la lista dei partecipanti chiave. Di solito contatto direttamente le figure prioritarie (di solito il mio cliente e i suoi interlocutori principali) e raccolgo 2-3 finestre di disponibilità per ciascuno, preferibilmente in giorni diversi.

In questa fase evito di mandare subito un sondaggio a tutti: meglio partire dalle figure determinanti e poi allargare il cerchio.

3. Utilizzare gli strumenti giusti (e farli usare bene)

Strumenti come  Calendly o Google Calendar possono fare la differenza, ma vanno usati con criterio.

Ad esempio:

  • Se gestisco l’agenda per conto del mio cliente, posso creare direttamente un sondaggio con le opzioni più probabili, evitando di coinvolgerlo in continui scambi di email.

  • Se il mio cliente riceve spesso richieste di appuntamento, imposto slot automatici prenotabili tramite Calendly, limitando il rischio di overbooking.

La chiave è semplificare, non complicare.

4. Comunicazione chiara e centralizzata

Uno degli errori più comuni è usare troppi canali di comunicazione. Quando coordino un appuntamento, mi assicuro che tutte le informazioni siano riassunte in un’unica email o in un unico messaggio, e che eventuali aggiornamenti vengano comunicati tempestivamente.

Ad esempio:

  • Data e ora (con fuso orario specificato)

  • Durata prevista

  • Link alla call o luogo fisico

  • Ordine del giorno (se rilevante)

Aggiungo sempre un promemoria automatico 24 ore prima, per evitare dimenticanze.

5. La flessibilità è fondamentale, ma ci vuole un limite

Coordinare più agende richiede pazienza e disponibilità, ma è importante anche sapere quando “chiudere” la trattativa. Dopo un certo numero di tentativi, propongo una data concreta: “Visto che questa data è quella che soddisfa la maggior parte dei partecipanti, la confermo come ufficiale. Se qualcuno non potrà esserci, sarò felice di condividere un riepilogo o fissare un follow-up.”

Questa decisione evita di rimanere bloccati nel limbo delle disponibilità infinite.

Conclusione: delegare fa la differenza

Trovare la data giusta per un appuntamento a più voci è un piccolo lavoro di diplomazia, precisione e metodo. Non è solo una questione tecnica, ma anche relazionale: bisogna far sentire tutti ascoltati, pur mantenendo il controllo del processo.

Ed è proprio qui che entra in gioco il mio ruolo. Come assistente personale da remoto, mi occupo di queste attività in modo puntuale, efficiente e sempre con un tocco umano, sollevando i miei clienti da un peso che può facilmente rubare ore preziose.

Se anche tu ti ritrovi spesso a perdere tempo tra email, messaggi e incastri impossibili, sappi che puoi delegare tutto questo. La tua agenda può diventare un alleato, non un ostacolo.

Ti serve una mano per gestire la tua agenda o organizzare appuntamenti complessi? Scrivimi: sarò felice di aiutarti!